Sąskaitų faktūrų skaitmenizavimas

Atvejo analizė: Nuo šūsnio popierių iki kelių mygtukų paspaudimo

Pramonė: Mažmeninė prekyba ir gamyba

Iššūkis

Maisto gamybos įmonė, vykdanti didelės apimties didmeninės prekybos operacijas, kasmet prarasdavo tūkstančius darbo valandų dėl vieno iššūkio: rankinio sąskaitų faktūrų apdorojimo. Kiekvieną popierinę sąskaitą buhalteriai turėjo peržiūrėti rankiniu būdu, įvesti duomenis ir įkelti į ERP platformą - procesas užimdavo apie 30 minučių vienai sąskaitai. Sąskaitų kiekiui didėjant kartu su verslo augimu, komanda susidūrė su dilema: samdyti daugiau apskaitos darbuotojų arba rasti efektyvesnį sprendimą.

Mūsų požiūris

Pradėjome ten, kur galime geriausiai suprasti, ką reiškia efektyvus sprendimas: nuo žmonių, atliekančių darbą. Vizito pas klientą metu surengtas susitikimas su apskaitos komanda atskleidė tikslias problemas, išskirtinius atvejus ir apribojimus, kurių nepastebėtume formaliame reikalavimų dokumente. Per kelias sekančias savaites išanalizavome visą dokumentų gyvavimo ciklą, patikrinome esamas ERP integracijos galimybes ir pateikėme techninį pasiūlymą su patikimu, tiksliu sąmatu - dar prieš pradedant kurti sprendimą.

Sukurtas sprendimas suteikia buhalteriams lengvai suprantamą, intuityvią vartotojo sąsają: įkelkite sąskaitos faktūros nuotrauką ir dirbtiniu intelektu pagrįsta sistema atliks visą darbą. Sistema automatiškai aptinka sąskaitos formatą, skaitmenizuoja visus reikiamus laukus naudodama OCR technologiją, patikrina duomenis ir tiesiogiai įkelia juos į ERP sistemą naudojant REST API sąsają. Daugiau jokio rankinio įvedimo. Jokių klaidų dėl nuovargio atliekant nuobodų pasikartojantį darbą. Tik trumpa peržiūra prieš patvirtinant, kuomet geriame kavą.

Rezultatas

Ką atlikome

• Susitikimas su kliento apskaitos komanda;
• Dviejų savaičių analizė ruošiant techninį pasiūlymą ir tikslų projekto sąmatą;
• Dirbtiniu intelektu pagrįstos sąskaitų skaitmenizavimo sistemos su ERP integracija realizavimas;
• Intuityvi žiniatinklio sąsaja, kuriai valdyti nereikia techninių žinių;

Verslo poveikis

• 93% apdorojimo laiko sumažinimas - nuo 30 minučių rankinio įvedimo iki mažiau nei 2 minučių peržiūros;
• Apskaitos darbuotojams nebereikia atlikti pasikartojančio duomenų įvedimo, tad jie gali sutelkti dėmesį į naudingesnius ir įdomesnius darbus;
• Sąskaitų apdorojimas auga kartu su verslu - nėra poreikio pasikartojantiems darbams samdyti papildomų darbuotojų;