Sąskaitų faktūrų skaitmeninimas

Atvejo analizė: Nuo popierių šūsnies iki vieno mygtuko paspaudimo

Sritis: Didmeninė prekyba ir gamyba

Iššūkis

Maisto gamybos įmonė, vykdanti didelės apimties didmeninę prekybą, kasmet prarasdavo tūkstančius darbo valandų dėl vienos kliūties – rankinio sąskaitų faktūrų apdorojimo. Kiekvieną popierinę sąskaitą buhalteris turėdavo peržiūrėti, perrašyti duomenis ir įkelti juos į ERP sistemą. Vienai sąskaitai buvo sugaištama iki 30 minučių. Verslui augant sąskaitų tik daugėjo, todėl komandai teko rinktis: samdyti daugiau buhalterių arba ieškoti išmanesnio sprendimo.

Sprendimas

Pradėjome nuo to, nuo ko prasideda kiekvienas geras sprendimas – pokalbiais su žmonėmis, kurie šį darbą dirba. Darbinė sesija su apskaitos komanda kliento biure atskleidė tikslias problemas, išimtinius atvejus ir apribojimus, kurių nerastume jokiame formaliame reikalavimų dokumente.

Vėliau per dviejų savaičių analizės etapą išnagrinėjome visą dokumentų apdorojimo kelią, įvertinome esamas integracijos su ERP galimybes ir pateikėme techninį pasiūlymą su patikima, tikslia sąmata – dar prieš parašydami pirmąją kodo eilutę.

Sukurtas sprendimas buhalteriams yra paprastas ir intuityvus: užtenka įkelti sąskaitos nuotrauką, o visa kita atlieka dirbtiniu intelektu paremta sistema. Ji automatiškai atpažįsta sąskaitos formatą, OCR technologija nuskaito visus reikiamus laukus, patikrina duomenis ir per REST API perduoda juos tiesiai į ERP sistemą. Jokio rankinio įvedimo. Jokių klaidų, kai nuo monotoniško darbo pavargsta akys. Tik trumpa peržiūra ir patvirtinimas – kol dar neatvėso kava.

Rezultatai

Ką atlikome

• Surengėme darbinę sesiją su kliento apskaitos komanda;
• Per dvi savaites atlikome analizę, parengėme techninį pasiūlymą ir tikslią projekto sąmatą;
• Sukūrėme DI pagrįstą sąskaitų skaitmeninimo sistemą, integruotą su ERP;
• Įdiegėme intuityvią žiniatinklio sąsają, kuriai naudoti nereikia jokių techninių žinių.

Nauda verslui

• 93 % trumpesnis apdorojimo laikas – vietoj 30 minučių rankinio įvedimo užtenka mažiau nei 2 minučių peržiūros;
• Buhalteriams nebereikia perrašinėti duomenų, todėl jie gali skirti daugiau laiko prasmingesnėms ir įdomesnėms užduotims;
• Sistema auga kartu su verslu – daugėjant sąskaitų nebereikia samdyti papildomų žmonių rutininiam darbui.